Datenschutzerklärung – KI-Telefon- und Chat-Assistent
Stand: 6. September 2026
Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie im Rahmen des KI-Telefonassistenten und des Website-Chat-Assistenten («Dienst») von Schertler AI Personendaten bearbeitet werden. Sie gilt ergänzend zur Datenschutzerklärung der Website schertler-ai.ch.
1. Verantwortlichkeit und Rollen
Der Dienst wird betrieben von Schertler AI, Nico Schertler (Kontakt: info@schertler-ai.ch).
Wichtig: Wenn Sie bei einem Unternehmen anrufen (z. B. einer Arztpraxis oder Garage), das seinen Telefonempfang durch unseren Dienst unterstützen lässt, bleibt dieses Unternehmen datenschutzrechtlich verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Daten. Schertler AI bearbeitet Ihre Daten in dessen Auftrag als Auftragsbearbeiter nach Art. 9 des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) bzw. Art. 28 DSGVO, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.
2. Was der Dienst tut
Der Dienst nimmt Telefonanrufe und Chat-Nachrichten entgegen und beantwortet sie mit Hilfe künstlicher Intelligenz. Er kann u. a. Termine vereinbaren, Auskünfte zu Öffnungszeiten und Leistungen geben, Rückrufwünsche aufnehmen, SMS-Bestätigungen senden und Anrufe an Mitarbeitende weiterleiten. Zu Beginn des Gesprächs wird darauf hingewiesen, dass ein KI-Assistent den Anruf bearbeitet.
3. Bearbeitete Daten
- Anrufdaten: Telefonnummer, Datum/Uhrzeit, Gesprächsdauer, gewählte Nummer
- Gesprächsinhalte: Audio des Gesprächs (sofern Aufzeichnung aktiviert und darauf hingewiesen wurde) sowie ein automatisch erstelltes Transkript; Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Versichertennummern werden in Transkripten automatisch maskiert
- Termin- und Kontaktdaten: Name, Telefonnummer, Terminwunsch, Anliegen – soweit Sie diese angeben
- Chat-Daten: Nachrichteninhalte, freiwillig angegebene Kontaktdaten (z. B. E-Mail für Rückmeldungen)
- Gesundheitsdaten fallen nur an, soweit Sie sie im Gespräch mit einer Gesundheitseinrichtung selbst mitteilen; sie werden ausschliesslich im Auftrag und für Zwecke der jeweiligen Einrichtung bearbeitet und in der Datenbank zusätzlich verschlüsselt gespeichert
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Bearbeitung erfolgt zur Erbringung des Telefon- und Chat-Empfangs für das verantwortliche Unternehmen (Vertragserfüllung bzw. berechtigtes Interesse an effizienter Erreichbarkeit), zur Terminverwaltung sowie zur Qualitätssicherung. Massgeblich sind das Schweizer DSG und – soweit anwendbar – die DSGVO.
5. Gesprächsaufzeichnung
Sofern für das jeweilige Unternehmen aktiviert, kann das Gespräch zur Qualitätssicherung und Nachvollziehbarkeit aufgezeichnet werden. Darauf wird zu Gesprächsbeginn hingewiesen. Wenn Sie nicht aufgezeichnet werden möchten, können Sie dies im Gespräch sagen, auflegen oder das Unternehmen auf anderem Weg kontaktieren.
6. Speicherdauer
| Datenkategorie | Aufbewahrung |
|---|---|
| Gesprächstranskripte | 90 Tage |
| SMS-Protokolle, Voicemails, WhatsApp- und Chat-Nachrichten | 90 Tage |
| Rückruf-/Nachrichtenwünsche | 180 Tage |
| Anrufstatistiken und Audioaufzeichnungen | max. 365 Tage |
| Chat-Anfragen (Kontaktanfragen) | 365 Tage |
| Termindaten | 730 Tage |
| Patientenstammdaten (inaktiv) | 1095 Tage |
Nach Ablauf werden die Daten automatisiert gelöscht oder anonymisiert. Nachweise über erteilte Datenschutzhinweise werden in maskierter Form als Rechtsnachweis aufbewahrt.
7. Datenstandort und Subunternehmer
Die Verarbeitung erfolgt standardmässig auf Servern in der Schweiz (Microsoft Azure, Region Switzerland North). Spracherkennung, Sprachausgabe und KI-Modelle laufen über Azure-Dienste in der Schweiz; die Gespräche werden dort verarbeitet und gespeichert.
EU-Premium-Option: Einzelne Unternehmen (keine Gesundheits- oder Rechtsbranche) können optional Sprach- und KI-Dienste mit Verarbeitung in der EU (Microsoft Azure, Niederlande/Schweden) nutzen. Ob dies für das Unternehmen gilt, bei dem Sie anrufen, ist im jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrag ausgewiesen. Eingesetzte Subunternehmer:
| Subunternehmer | Zweck | Standort |
|---|---|---|
| Microsoft Schweiz GmbH / Microsoft Azure | Server-Infrastruktur, Spracherkennung, Sprachausgabe, KI-Modelle | Schweiz (Switzerland North) |
| Peoplefone AG | Telefonie (SIP-Anbindung, SMS-Versand) | Schweiz |
| Cloudflare, Inc. | Schutz und Auslieferung der Web-Dienste (WAF/Proxy) | EU/CH-Rechenzentren |
| Brevo GmbH (Sendinblue) | Versand von System- und Kundenbenachrichtigungen per E-Mail, etwa Anruf-Zusammenfassungen und Terminbestätigungen | EU |
| Google Ireland Limited | Google Kalender, ausschliesslich wenn das Unternehmen die Terminbuchung mit Google Kalender nutzt; übermittelt werden Name, Terminart und Zeitpunkt | EU |
8. Datensicherheit
- Transportverschlüsselung (TLS 1.3) für alle Verbindungen
- Zusätzliche Verschlüsselung besonders schützenswerter Daten in der Datenbank
- Verschlüsselte Backups (AES-256), strikte Zugriffsbeschränkung, Mandantentrennung auf Datenbankebene
- Automatische Maskierung von Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Versichertennummern in Transkripten
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Bearbeitung Ihrer Personendaten sowie auf Datenherausgabe. Wenden Sie sich dazu an das Unternehmen, bei dem Sie angerufen haben, oder direkt an info@schertler-ai.ch. Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.
10. Änderungen
Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden; es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.